第二节  信息管理的基本要求

                           陈杰思

对于信息的管理，做到：时间上要及时，数量上要适当，质量上要准确，内容上要适用。由于现代社会中每个人都可以通过手机、电脑自主地发布信息，如果管理缺失，就会产生极大的混乱状态，造成信息无政府状态。

1、适用性

从内容上讲，每个人、每个组织的目标不同、领域不同，所需要的信息就不同。相同的一条信息，对甲有用，对乙则是无用。因此，每个人要根据自己的目标和任务来收集信息、处理信息。相关信息是指信息接收者所接收到的信息与其所进行的工作任务或者思考的问题有关，反之则是无关信息。对于一个组织来说，如何分辨哪些信息是相关信息、有用信息，哪些信息是无关信息、无用信息，这是一个艰巨而复杂的任务。提高管理者和信息工作者识别信息的能力尤其重要。无用信息不仅浪费大量时间，还会对工作产生干扰作用。

2、适量性

信息接收者接到的信息对于他的工作或生活而言是适量的，就是适量信息；信息接收者接到的信息对于他的工作或生活而言是过量的，就是过量信息。现代信息社会中，人通过微信、电脑、电视、电话接收到的信息通常是过量信息，许多人是在信息的海洋中迷失。

随着生活与工作越来越复杂，交往越来越广泛，承载信息的方式越来越多，当代社会信息量迅速增长。由于信息技术的飞速发展，使得信息处理和传播的速度越来越快。信息加工处理方法不仅需要一般的数学方法，还要运用数理统计、运筹学和人工智能等方法。

3、正确性

信息与其所反映的客观事物是相符合的、相对应，就是正确信息；如果信息与其所反映的客观事物相背离，则是错误信息。错误信息对决策产生误导，对工作产生破坏，对组织造成伤害。

4、及时性

信息的收集、加工、传递一定要快，一定要赶在事情还没有出现大的变化之前就提供给相关决策者和工作人员，以便他们针对事情采取正确的对策。如果事情发生了变化，那么，反映事情变化的信息就应及时传到决策者和相关工作人员那里。

如果决策者和工作人员使用过时的信息处理事情，必然导致失误。过时信息应当被清理之后存放在文档中。与时空背景有着紧密联系的知识，一旦时空背景发生变化，也会变成过时的知识。过时的信息只能用于书写历史，过时的知识只能用于总结经验教训。

信息收集者要有面向未来的眼光，有预测未来发生的事情的能力，才能及时捕捉到最新出现的信息。

（链接案例：《哈默订购白橡木板》）

德鲁克说：“企业往往不愿意放弃昨天的束缚，因而也就无法获得明天可以利用的资源。”（《动荡时代的管理》） “昨天的束缚”就包括既得利益的束缚、过时信息和过时知识的束缚、陈旧的思维模式的束缚等。

（链接案例：《日本企业的突破》）

5、共享性

   信息可以重复多次使用而不会衰减，反而会在重复使用中增量或改进。信息的共享性就是指，不同个人、不同领域、不同层次、不同部门、不同单位往往都可共同使用某种信息资源。充分发挥信息的共享性，信息可以自由流动，就充分发挥信息的价值，可以避免在信息的收集、加工、传输、储存等方面的重复劳动。因特网的建立，信息高速公路的诞生，使信息的共享性达到前所未有的程度。信息独裁是对信息共享性的破坏，是指少数人控制、垄断了某些信息，剥夺了他人的信息享有权，少数人利用信息不对称性，对他人进行欺诈、压迫，以谋取更大私利。在企业中，信息共享可以使信息极大增值，使企业运作更加敏捷和高效。在社会中，信息共享可以推动民主、法治建设。

 6、 完整性

信息的完整性是指管理信息的收集和加工不仅应全面、系统，而且应具有连续性。完整信息引导人们作出全面地认识，而残缺的信息、碎片化的信息则引导人们得出片面的认识。企业的生产经营活动是一个复杂的系统，如果收集的信息不全面，或者收集的信息不能反映变化的情况，则可以产生认识不清而导致工作出现失误。

7、安全性

信息得到安全、长久的存储，以备份的方式防止丢失，采取安全措施防范病毒侵袭；信息采用分级管理方式，不同的人拥有获取信息的权限不同；某些重要的信息要做好保密工作。为了信息安全，可以进行必要的控制，掌握信息公开的度，但如果对信息进行过于严格的控制，就会降低人与人之间的信任度，也会让工作者得不到必要的信息，给业务带来不便。某些信息具有独占性，即某些信息是由某个人、某个组织付出一定的劳动与支出，由某个人、某个组织占用并使用，排斥他者占有并使用这些信息。由信息的独占性而产生出信息的保密性。

（链接案例：《刘晔为伐蜀信息保密》）

（版权声明：本文选自陈杰思著《正道管理学》第三十一章。《正道管理学》在中华人民共和国国家版权局的登记号是：国作登字-2020-A-00018619，著作权受国家法律保护。未经作者授权，任何个人或机构不得印刷、复印、录制、出售《正道管理学》章节。正道管理学网站（http://zdglx.com/）为发表《正道管理学》的唯一官方网站，未经作者授权，任何网站不得转载《正道管理学》章节。为方便读者使用，欢迎使用本网站文章标题右下方的分享键，将文章分享到微信、QQ、博微、电子邮箱等平台，也可以通过手机右下方和右上方分享键转发、分享、收藏。）