第一节 信息管理相关问题

                                       陈杰思

人类已经进入“信息化”、“网络化”和“全球化”时代，数据、信息、知识已成为组织中最宝贵的资源，拥有充分的数据、信息、知识，才拥有强大的竞争力；数据、信息、知识的贫乏、混乱或不正当控制，将会严重损害组织的竞争力。在企业中，物质和能量流动的过程与信息流动的过程相互依存。

信息管理（Information Management）是人类综合采用技术的、经济的、政策的、法律的和人文的方法和手段，对信息资源和信息活动的各种相关因素（主要是人、信息、技术、机构）进行科学的计划、组织、控制和协调，以实现信息资源的合理开发与有效利用的过程。在现代社会，一切有效的管理都离不开信息的管理。管理者应高度重视信息管理，人们很少同“具体的事情”打交道，而更多的是同“事情的信息”打交道。

一、数据、信息、知识、智慧

数据是以文字、数字、图形、图像、声音和视频等格式对客观事物进行记录的符号，这些符号是未经加工的原始素材，可供鉴别、保存、传递和处理。数据可以是连续的值，比如声音、图像，称为模拟数据；也可以是离散的，如符号、文字，称为数字数据。

数据经过解释并赋予一定的意义之后，便成为信息。相同的数据在不同的环境下表示不同的含义，产生不同的信息，即：数据+背景=信息。例如，“100”是一个数据，但“100”同个人、金钱、分数相联系，就是“100人”、“100元”、“100分”，这就转变为信息。数据与信息的区别与联系：数据经过加工处理之后而赋予一定的含义，就成为信息；而信息需要经过数字化转变成数据,才能存储和传输；信息是对事物运动状态和特征的描述，而数据是载荷信息的物理符号；数据常常是孤立的，只有将一连串孤立的数据用来描述客观事物和客观事物的关系，形成有逻辑的数据流，才能被称为信息。

知识：人们基于一定的认识模式，对信息进行系统化的研究和抽象化的处理，进行归纳、演绎、整合、推理，结合情境、经验，去伪存真，去粗取精，将具有永久价值的、反映事物共性的内容沉淀下来，融入人类现有的知识体系中，就成为知识。知识具有系统性、规律性和可预测性。知识可以储存，可以学习，可以运用，可以传播，可以交流，具有可操作性。信息具有时效性，信息的价值会随着时间流逝而衰减，我们要突破时间的限制找到具有永久价值的知识；信息具有特殊性、偶然性，我们要透过特殊性找到普遍性的内容，透过偶然性找到必然性的内容。

智慧：人通过深度的理解和思考，就能将知识纳入存在于自己大脑中的知识结构里，变成自己的思想与观点，同时自己也具有运用知识解决问题的能力，具备运用知识的正确价值导向，从而产生智慧。如果搞应试教育，让知识仅仅是以死记硬背的方式储存在人的大脑中，则永远是死的知识，无法思考，无法理解，也无法运用，知识就不能转化为智慧。

数据、信息、知识、智慧四者是递进的关系：在数据的基础上形成信息，在信息的基础上形成知识，在知识的基础上形成智慧。

二、信息化管理

信息化管理就是运用现代信息技术，转变生产方式、经营方式、业务流程、传统管理方式和组织方式，从而提高组织效率。信息技术是关于信息的产生、发送、传输、接收、变换、识别和控制等应用技术的总称。企业应当重视软件的开发与运用，利用云计算，建设数据库，建设信息网络平台。

在信息时代，软件的应用领域越来越广，并朝着个性化的方向发展，软件已成为公司的核心竞争力之一。

美国国家标准与技术研究院（NIST）定义的定义是：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问， 进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。 

“数据库”是以一定方式储存在一起、能与多个用户共享、具有尽可能小的冗余度、与应用程序彼此独立的数据集合。管理者依靠数据和信息制定战略决策，通过数据分析发现企业出现的问题，依据数据不断改进工作流程。建立数据库，方便数据的提取利用，减少或消除数据的重复现象。

企业要虚实互动，即产品与服务的实体平台同资本经营、网络经营两个虚拟平台互动。信息网络平台可以将企业的内外资源进行整合，并通过电子商务建设创造更广阔的市场。

三、信息管理的目标

（一）保障工作顺利进行

“知己知彼，百战不殆。”现代社会极其复杂，做事要获得成功，必须掌握相关的知识和信息。在企业经营中，“彼”可以指外部环境，包括自然条件、经济状况、人文环境、政治环境、市场需求、竞争对手等。

应当在企业中建立资源共享、信息共享、人员共享机制，任何一个部门或任何一个员工只要有需求并提出来，其他部门和员工必须在第一时间给予足够的支持。要让员工顺利地工作，必须提供给他充足的信息或者让他有机会了解必需的信息，需要解决这些问题：“我的组织需要什么信息？”、“我需要什么信息？”、“我从何处获得这些信息？”“我应当向谁提供信息？”。有的企业内部出现孤立、封闭现象，出现信息“私藏”现象，自己想要找到需要的信息，别人不提供；自己掌握的信息，也不愿意提供给别人。

会议要确保成功地召开，应当会前将会议主题告知参会人员，让每个参会人员收集与会议主题相关的信息和知识，在信息充分的条件下，会议才能取得成效。

销售人员在推销产品时，也要收集关于产品的各种信息，尤其是客户所关注的信息，整理成资料提供给客户，或者将充分的信息告知客户。

（二）降低生产成本

信息同知识、文化、思想一样，具有可再生性，可以重复使用，并且在使用中不会减少反而不断增加；信息同知识、文化、思想一样，也具有共享性，可以通过学习而掌握，某些信息可以供大家共同享用。信息并不会随着使用量的增加而使成本递增，相反随着使用者的增多、使用量的增加而使其成本递减。

（三）提高工作效率

在企业的生产经营活动中，信息流伴随着物流同时流动，管理者正是通过驾驭信息流来控制物流，进而达到管理和控制生产经营活动过程的目的。作出科学的预测，除了掌握科学的预测方法之外，还必须拥有充分的信息资料。   

以下举措有助于提高积极性：1、企业的信息透明可以增加信任度，增加员工对企业的关注。稻盛和夫认为，“透明经营”可以促进管理者与员工之间的信任关系。2、将各种企业的好消息，特别是企业技术进步和销售额增长的情况向员工颁布，可以鼓舞工作热情。3、定期公布奖惩结果，激励先进者，鞭策落后者。4、有时企业也把企业的经营困境状况告诉全体员工，可以增强员工的危机感。   

（链接案例：《韩国一日厂长制度》）

（四）改良组织

在信息时代，开放的网状组织将取代自上而下的金字塔层级组织。在金字塔层级组织中，信息自上而下层层传达，信息自下而上层层上报，在传递过程中存在着信息的减损或变异，而且传递的成本很大。而在开放的网状组织中，每个人可以直接从网络中获得信息，作出自己的分析和判断，提供自己的意见，积极参与管理。在信息时代，应当减少组织的层级，使组织更加扁平化，由项目组替代原有的一些层级。企业项目组可以自主地发挥其功能，直接面向市场、面向客户。

（五）信息透明可以减少腐败与欺诈

在各类组织中，只有信息的公开和透明，让公众看清领导者、管理者的一举一动，了解他们的收入情况，了解他们的公务支出费用，才能有效地监督领导者、管理者的行为。

在政界、教育界、医疗界，存在着严重的信息不对称情况，即官员掌握的信息远远多于民众，教师掌握的信息远远多于学生，医生掌握的信息远远多于病人。某些官员、教师、医生利用信息不对称对民众、学生、病人进行欺诈，民众、学生、病人却因为掌握的信息量小，无法揭穿、反抗这种欺诈。只有信息公开、信息透明，并且让大家了解更多的信息，才能减少欺诈的现象。

（版权声明：本文选自陈杰思著《正道管理学》第三十一章。《正道管理学》在中华人民共和国国家版权局的登记号是：国作登字-2020-A-00018619，著作权受国家法律保护。未经作者授权，任何个人或机构不得印刷、复印、录制、出售《正道管理学》章节。正道管理学网站（http://zdglx.com/）为发表《正道管理学》的唯一官方网站，未经作者授权，任何网站不得转载《正道管理学》章节。为方便读者使用，欢迎使用本网站文章标题右下方的分享键，将文章分享到微信、QQ、博微、电子邮箱等平台，也可以通过手机右下方和右上方分享键转发、分享、收藏。）